Ein Türöffner für die digitale Verwaltung?
Anträge online stellen, Dokumente digital bearbeiten – und am Ende doch auf Papier unterschreiben: Die rechtsverbindliche Unterschrift ist in vielen Rathäusern noch immer eine Hürde für durchgängig digitale Verwaltungsabläufe. So mussten Bürgerinnen und Bürger für manche Leistungen trotz Online-Antrag noch persönlich im Rathaus erscheinen, um ihre Unterschrift zu leisten. Auch innerhalb der Verwaltung werden Dokumente häufig noch ausgedruckt, um sie rechtsverbindlich zu unterzeichnen oder amtlich zu siegeln. Das kostet Zeit und verursacht zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Dabei ist die durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsverfahren seit Jahren ein zentrales politisches Ziel. Bereits das 2017 beschlossene Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtete Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten. Die Frist wurde verfehlt. Vor allem aber zeigte sich, dass ein digitaler Antrag allein noch keine digitale Verwaltung bedeutet. Solange Dokumente ausgedruckt, Daten manuell übertragen oder Bescheide auf Papier erstellt werden müssen, bleibt die sogenannte Ende-zu-Ende-Digitalisierung unvollständig. Sie soll sämtliche Verfahrensschritte vom Online-Antrag bis zum digitalen Bescheid umfassen.
Digitale Lösungen längst vorhanden
An den technischen Möglichkeiten scheitert das elektronische Unterschreiben grundsätzlich nicht. In der freien Wirtschaft werden Verträge und andere Dokumente bereits seit Jahren digital unterzeichnet. Mit der europäischen eIDAS-Verordnung bestehen seit 2016 einheitliche rechtliche Standards für elektronische Signaturen und Siegel. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dabei der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. In Baden-Württemberg ermöglicht das Landesverwaltungsverfahrensgesetz seit Februar 2025 unter bestimmten Voraussetzungen zudem den Einsatz qualifizierter elektronischer Behördensiegel als Schriftformersatz.
Dass sich diese Möglichkeiten in den Rathäusern dennoch nicht flächendeckend durchgesetzt haben, liegt unter anderem an den Kosten, technischen Anforderungen und fehlenden Schnittstellen. Gerade kleinere Kommunen können entsprechende Lösungen häufig weder eigenständig entwickeln noch ohne Weiteres beschaffen und integrieren.
Wie sehr das die Digitalisierung erschwert, zeigte ein Artikel auf diegemeinde.de vom März 2025. Damals schilderte die Digitalisierungsbeauftragte von Brigachtal im Schwarzwald-Baar-Kreis, Chiara Schmidt, dass der Gemeinde trotz bereits eingeführter elektronischer Akte wichtige Bausteine fehlten, darunter eine praktikable elektronische Signatur und digitale Bezahlmöglichkeiten. Andere Kommunen gingen eigene Wege: Kressbronn am Bodensee entwickelte mit einem örtlichen Start-up das digitale Antragsportal „Elektra“, das auch qualifizierte elektronische Signaturen für Antragstellende ermöglicht. Solche Lösungen zeigen, was technisch bereits möglich ist. Zugleich verdeutlichen sie den Aufwand, den einzelne Gemeinden dafür betreiben müssen.
Digitale Unterschrift für Kommunen
Nun bietet der kommunale IT-Dienstleister Komm.ONE eine entsprechende Lösung an. Am 29. Oktober teilte das Unternehmen mit, dass den Kommunen in Baden-Württemberg mit „eSignatur und Siegel“ ein entsprechendes Angebot zur Verfügung stehe.
Elektronisch unterzeichnen und siegeln: Mit dem Angebot von Komm.ONE sollen Verwaltungsdokumente durchgängig digital bearbeitet werden können.
Was unterscheidet elektronische Signaturen und Siegel?
Die Anwendung ermöglicht es, Verwaltungsdokumente rechtskonform elektronisch zu unterzeichnen und zu siegeln. Sie unterstützt sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Siegel. Während eine elektronische Signatur einer bestimmten Person zugeordnet ist, bestätigt das elektronische Siegel die Herkunft eines Dokuments von der Behörde und schützt vor unbemerkten Veränderungen. Welche Form erforderlich ist, richtet sich nach den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben.
Die Anwendung kann eigenständig über ein webbasiertes Signaturportal genutzt werden. Darüber hinaus soll sie sich in bestehende Fachverfahren und Dokumentenmanagementsysteme integrieren lassen. Dadurch könnten beispielsweise Genehmigungen und andere Verwaltungsdokumente künftig direkt im digitalen Arbeitsablauf rechtsverbindlich unterzeichnet werden. Im Frühjahr hatte Komm.ONE auch Beurkundungen im Standesamt als mögliches Einsatzfeld genannt.
Wie funktioniert die Fernsignatur ohne Signaturkarte?
Technisch setzt der Dienstleister auf sogenannte Fernsignaturen. Zusätzliche Signaturkarten oder Kartenlesegeräte sind damit nicht notwendig. Die Dokumente verbleiben laut Komm.ONE während des Signaturvorgangs in der jeweiligen Verwaltung. An den Signaturdienst wird lediglich ein kryptografischer Hashwert, eine Art digitaler Fingerabdruck des Dokuments, übermittelt. Die eingesetzte Technologie stammt von der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), die entsprechende Lösungen bereits anbietet.
Entscheidend ist die Umsetzung
Für die Kommunen verspricht das Angebot eine einfachere Bearbeitung und einen geringeren Aufwand für Papier, Druck, Versand und Archivierung. Vor allem aber könnte es den Aufwand verringern, der bislang durch das Ausdrucken, Unterzeichnen und erneute Digitalisieren von Dokumenten entsteht. Zugleich müssen Städte und Gemeinden nicht jeweils eigene Signaturlösungen entwickeln.
Vernetzte Verfahren bleiben Herausforderung
Eine elektronische Unterschrift allein macht Verwaltungsverfahren allerdings noch nicht durchgängig digital. Dafür müssen auch Online-Anträge, die unterschiedlichen Fachverfahren in den Rathäusern und die elektronische Zustellung von Bescheiden reibungslos zusammenarbeiten. Bislang fehlen dafür häufig einheitliche Standards und Schnittstellen. Hier setzt der sogenannte Deutschland-Stack an, den das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) derzeit aufbaut. Gemeinsame technische Standards und digitale Basisdienste sollen künftig den Datenaustausch erleichtern und bestehende Anwendungen besser miteinander vernetzen. Bund und Länder haben sich im Juni 2026 auf wesentliche Grundlagen verständigt. Auf dem Digital-Gipfel der Bundesregierung Anfang November in Berlin soll auch die Weiterentwicklung des Deutschland-Stacks thematisiert werden. Bis die neuen Lösungen flächendeckend in den Kommunen genutzt werden können, dürfte allerdings noch einige Zeit vergehen.
Wie kommen Kommunen an die Lösung?
Doch wie können die Städte und Gemeinden die neue Lösung konkret einsetzen? „Die Bereitstellung erfolgt nach einem Bestellprozess, in dessen Rahmen die Kommune die erforderlichen Vollmachten erteilt und Identifizierungen veranlasst“, erklärt Komm.ONE-Pressesprecherin Alexandra Gebel auf Nachfrage von die:gemeinde. Bei fortgeschrittenen Signaturen, die eine sichere Zuordnung zur unterzeichnenden Person ermöglichen, erfolgt die Identifizierung innerhalb der Behörde. Bei qualifizierten Signaturen, die einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind, übernimmt dies die Bundesdruckerei, etwa per Videoident oder eID.
Zudem muss jede Kommune mindestens eine für den Signaturservice verantwortliche Person benennen. Diese erhält im Rahmen einer verpflichtenden Erstzertifizierung eine Einweisung in die Verwaltung und Zuweisung der Zertifikate. Darüber hinaus muss die Kommune festlegen, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Anwendung nutzen dürfen. Diese werden anschließend im System angelegt.
Für die Nutzung über das browserbasierte Signaturportal ist keine zusätzliche Softwareinstallation vor Ort notwendig. Auch spezielle Hardware wie Signaturkarten oder Kartenlesegeräte wird nicht benötigt. „Die Bedienung des browserbasierten Signaturportals ist intuitiv gestaltet und erfordert keine technischen Vorkenntnisse“, erklärt Gebel weiter. Zur Unterstützung bietet Komm.ONE Video-Tutorials an. Bei Fragen zur Einrichtung und Nutzung steht den Kommunen außerdem der Service Desk des IT-Dienstleisters zur Verfügung.
Das Signaturportal bündelt Funktionen zum elektronischen Signieren, Siegeln und Prüfen von Dokumenten in einer zentralen Oberfläche.
Integration in Fachverfahren
Etwas komplizierter gestaltet sich dagegen die direkte Integration in bestehende Verwaltungssoftware. „Aktuell kann die Lösung in das Dokumentenmanagementsystem enaio über eine Schnittstelle integriert werden“, erläutert Gebel. Grundsätzlich sei die Anbindung weiterer Fachverfahren möglich, sofern diese über eine sogenannte REST-API-Schnittstelle verfügen. Voraussetzung ist allerdings, dass die jeweiligen Softwarehersteller die Integration unterstützen und technisch umsetzen. Damit hängt die durchgängige digitale Bearbeitung also auch davon ab, ob die eingesetzten Fachverfahren entsprechend angebunden werden können.
Viele Verwaltungsaufgaben möglich
Die Anwendung selbst ist laut Gebel für unterschiedliche Verwaltungsaufgaben vorgesehen. So können beispielsweise Genehmigungen, Bescheide, Beschlüsse und Satzungen elektronisch signiert oder gesiegelt werden. Unterstützt werden fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen sowie qualifizierte elektronische Siegel. Welche Form im Einzelfall zulässig oder erforderlich ist, richtet sich nach den jeweiligen rechtlichen und fachlichen Vorgaben. Die Kommunen können die benötigten Komponenten entsprechend ihrem Bedarf auswählen.
Welche Kosten entstehen Kommunen für die elektronische Signatur?
Offen bleibt allerdings, welche Kosten den Städten und Gemeinden für die Nutzung entstehen. Diese hängen laut Gebel davon ab, ob die Anwendung über das webbasierte Signaturportal, integriert in ein Fachverfahren oder in einer anderen Ausgestaltung genutzt wird. Konkrete Preisangaben wollte Komm.ONE gegenüber die:gemeinde nicht machen.
Neben Komm.ONE bieten auch zahlreiche private Dienstleister Lösungen für elektronische Signaturen und Siegel an. Ob und wie sich diese in die bereits genutzten Fachverfahren und Dokumentenmanagementsysteme integrieren lassen, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und der Unterstützung durch die jeweiligen Softwarehersteller ab. Eine Verpflichtung, das Angebot von Komm.ONE zu nutzen, besteht für die Kommunen nicht.
