Schneller planen: Warum die ersten Monate entscheidend sind

Wenn Kommunen über schnellere Planungs- und Genehmigungsverfahren sprechen, richtet sich der Blick häufig auf das eigentliche Verfahren: Wo lassen sich Fristen verkürzen? Welche Verfahrensschritte können digitalisiert werden? Wie können Anträge schneller bearbeitet werden?

Doch ein erheblicher Teil der Zeit wird schon vorher gewonnen – oder verloren. Das zeigt ein Fachbeitrag des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR). Untersucht wurden digitale Lösungen aus den Modellprojekten Smart Cities und ihr Potenzial für Planungs- und Genehmigungsverfahren.

Im Mittelpunkt steht die frühe, informelle Vorbereitungsphase. Bei einem Bauleitplanverfahren etwa müssen hier Fachämter, Politik, Vorhabenträger, externe Dienstleister sowie Gutachterinnen und Gutachter zusammengebracht werden. Teilweise kommt bereits die Öffentlichkeit hinzu. Daten müssen beschafft, Varianten geprüft und Zuständigkeiten geklärt werden.

Gerade weil diese Phase weniger stark formalisiert ist als das spätere Verfahren, entstehen leicht Reibungsverluste. Fachstellen werden zu spät beteiligt, Informationen liegen nicht in der benötigten Qualität vor, Abstimmungen werden mehrfach geführt oder Daten müssen zwischen unterschiedlichen Systemen übertragen werden.

Das BBSR verweist deshalb auf die große Bedeutung einer gut organisierten Vorbereitung. Eine Vorbereitungsphase von sechs bis zwölf Monaten kann demnach die anschließenden Verfahrensphasen erleichtern. Frühzeitige und fundierte Abstimmungen können zudem helfen, Konflikte später im Verfahren zu vermeiden.

Fünf Hebel für schnellere Verfahren

Die Untersuchung identifiziert fünf Mechanismen, über die digitale Werkzeuge zur Beschleunigung beitragen können: bessere Datengrundlagen, Standardisierung und Automatisierung, eine bessere Koordination der Beteiligten, verständlichere Beteiligungsverfahren sowie eine klarere Organisation und Steuerung von Prozessen.

Wie unterschiedlich das in der Praxis aussehen kann, zeigen fünf untersuchte kommunale Projekte. In Halle (Saale) dient HAL-Plan dazu, Daten für Planungsentscheidungen besser zusammenzuführen. Die Gemeinde Kirchheim bei München arbeitet mit einem digitalen Zwilling. Freiburg hat eine digitale Plattform für die Vermarktung städtischer Grundstücke entwickelt. Hamburg setzt mit DIPAS auf eine digitale und kartenbasierte Bürgerbeteiligung.

Ein fünftes Beispiel setzt noch früher an: Der Berliner Data-Governance-Wegweiser unterstützt Kommunen dabei, Verantwortlichkeiten, Datenquellen und Arbeitsabläufe zu überprüfen. Bestehende analoge Verfahren sollen dabei nicht einfach eins zu eins digitalisiert werden. Zunächst wird gefragt, wie Prozesse funktionieren und wo sie vereinfacht werden können.

Genau darin liegt eine zentrale Erkenntnis der Untersuchung: Ein schlechter Prozess wird nicht automatisch besser, nur weil er digital abläuft.

Was kleinere Kommunen daraus mitnehmen können

Nicht jede Gemeinde kann einen eigenen digitalen Zwilling entwickeln oder eine umfassende Smart-City-Plattform aufbauen. Die Ergebnisse der Untersuchung lassen sich aber auch auf kleinere Verwaltungen übertragen.

Denn viele der beschriebenen Probleme sind unabhängig von der Größe einer Kommune: Wo liegen die benötigten Daten? Wer muss wann beteiligt werden? Wer ist für welche Entscheidung zuständig? Über welchen Kanal werden Unterlagen ausgetauscht? Und lassen sich Informationen, die einmal erhoben wurden, anschließend ohne Medienbruch weiterverwenden?

Digitale Lösungen können hier bereits helfen, wenn sie eine gemeinsame Informationsbasis schaffen und Abstimmungen übersichtlicher machen. Karten und Visualisierungen können beispielsweise Planungsvarianten verständlicher darstellen. Einheitliche digitale Abläufe können verhindern, dass Daten mehrfach erhoben oder übertragen werden müssen. Digitale Beteiligungsangebote wiederum können Hinweise aus der Bevölkerung früher und strukturierter in Planungen einfließen lassen.

Der entscheidende Punkt ist dabei weniger die Größe oder technische Raffinesse eines Werkzeugs. Nach den Ergebnissen der Untersuchung müssen vor allem Rollen und Zuständigkeiten geklärt, Daten in ausreichender Qualität verfügbar und die beteiligten Fachbereiche eingebunden sein.

Digitalisierung allein macht noch nicht schneller

Das BBSR warnt deshalb auch vor überzogenen Erwartungen. Für die untersuchten Projekte lagen zum Zeitpunkt der Analyse noch keine belastbaren quantitativen Daten darüber vor, um wie viele Wochen oder Monate sich Verfahren tatsächlich verkürzen lassen. Die Untersuchung beschreibt vielmehr Beschleunigungspotenziale.

Zudem bleiben die Rahmenbedingungen entscheidend. Personalkapazitäten, rechtliche Vorgaben, kommunale IT-Strukturen und die Qualität vorhandener Daten bestimmen mit darüber, ob ein digitales Werkzeug tatsächlich Zeit spart.

Dennoch ergibt sich aus den Fallstudien eine klare Richtung: Kommunen müssen nicht erst beim formellen Genehmigungsverfahren ansetzen, wenn sie schneller werden wollen. Ein großer Hebel liegt bereits davor. Wer Informationen früh zusammenführt, Zuständigkeiten klärt, Beteiligte rechtzeitig an einen Tisch bringt und unnötige Medienbrüche beseitigt, schafft bessere Voraussetzungen für das gesamte weitere Verfahren.

Gerade für kleinere und mittlere Kommunen kann das ein realistischer Ansatz sein. Planungsbeschleunigung muss nicht mit einem großen Digitalprojekt beginnen. Manchmal beginnt sie mit einer deutlich einfacheren Frage: Wie können wir unsere Vorbereitung so organisieren, dass später weniger Zeit verloren geht?