Mit KI zu schnelleren Protokollen
Protokolle gehören zu jeder Gemeinderatssitzung. Und sie gehören gleichzeitig zu den zeitintensivsten Aufgaben im Rathaus. In Wertheim dauerte die Erstellung eines vollständigen Protokolls früher bis zu acht Stunden. Die Mitarbeitenden im Sitzungsdienst schrieben live mit, sichteten ihre Notizen und fassten die Debatten anschließend mühsam zusammen. Fehler ließen sich dabei kaum vermeiden. Gleichzeitig häufte sich immer wieder ein Protokollstau an, der Druck machte und Entscheidungen verzögerte.
Heute läuft das deutlich entspannter. Wertheim arbeitet seit einigen Monaten mit einer KI-gestützten Protokollsoftware, die gemeinsam mit einem Dresdner Unternehmen entwickelt wurde. Die Stadt gehört damit bundesweit zu den ersten, die das Verfahren im echten Sitzungsalltag eingeführt haben. Beim Kommunalkongress in Berlin wurde das Projekt als „Bewährt vor Ort“ ausgezeichnet – ein Siegel, das erfolgreiche kommunale Praxis sichtbar machen soll. Für Christoph Schröder, der das Thema im Referat Digitalisierung verantwortet, ist der Erfolg vor allem eines: das Ergebnis von Pragmatismus.
Vom Ton zur Struktur: So arbeitet die KI
Die Funktionsweise ist schnell erklärt. Während der Sitzung läuft ein kleines Diktiergerät mit, das den Ton deutlich besser einfängt als die in vielen Laptops eingebauten Mikrofone. Die Aufnahme wird anschließend in die Software geladen. Dort arbeiten zwei KI-Modelle nacheinander. Zuerst wird der Ton in Text umgewandelt und die Sprecher werden automatisch erkannt – allerdings ohne ihre Stimmen dauerhaft zu speichern.
Die Software vergibt nur Nummern, die später vom Sitzungsdienst mithilfe eines individuellen Adressbuches (zum Beispiel des Gemeinderats Wertheim) manuell zugeordnet werden. Das zweite Modell erstellt aus dem Transkript einen Protokollentwurf, der je nach Tagesordnungspunkt unterschiedlich ausführlich ausfallen kann. Bei einfachen Beschlüssen reichen wenige Sätze, bei strittigen Themen entsteht ein detailliertes Verlaufsprotokoll, das die Argumente sauber nebeneinanderstellt.
Besonders wichtig für die Rätinnen und Räte war die Nachvollziehbarkeit. Wenn ein Thema polarisiert, muss erkennbar sein, wer welche Position vertreten hat. „Das war für unseren Oberbürgermeister, aber auch unseren Sitzungsdienst ein zentraler Punkt“, sagt Schröder. Genau deshalb wurde die Software intensiv an die kommunalen Bedürfnisse angepasst. Wertheim entwickelte gemeinsam mit dem Dienstleister eine Glossarfunktion, die lokale Straßennamen, Projektbezeichnungen und Fachwörter dauerhaft speichert. Auch der Sprachstil wurde abgestimmt, etwa die Nutzung der indirekten Rede oder die Struktur der Beschlussformel. Der Entwurf, der am Ende entsteht, entspricht damit weitgehend dem, was viele Sitzungsdienste bislang mühsam von Hand geschrieben haben.
Die größte Veränderung zeigt sich jedoch beim Zeitbedarf. Statt acht Stunden benötigen die Mitarbeitenden heute im Durchschnitt weniger als drei Stunden für ein vollständiges Protokoll. Sie steigen nicht mehr bei Null ein, sondern beginnen mit einem fertigen Text, den sie prüfen und korrigieren. Manche Abschnitte lassen sich nahezu unverändert übernehmen, andere werden noch einmal kontrolliert – etwa, wenn die Diskussion inhaltlich komplex war oder mehrere Personen gleichzeitig gesprochen haben. Schröder betont, dass die Verantwortung klar beim Menschen bleibt. „Die KI ist ein Werkzeug“, sagt er, „die Endentscheidung liegt immer beim Sitzungsdienst.“
Keine Antwort des Landesdatenschutzbeauftragten
Ganz reibungslos verlief die Einführung allerdings nicht. Zunächst scheiterte die Software an der schlechten Tonqualität der vorhandenen Geräte. Aus einer Sitzung mit zwölf Personen machte das System plötzlich 31 Sprecher. Erst das Diktiergerät brachte die notwendige Klarheit. Auch rechtlich musste die Stadt sorgfältig vorgehen. Tonaufnahmen von Sitzungen sind sensibel, weil sie theoretisch zur Leistungsüberwachung missbraucht werden könnten. Der Personalrat wurde deshalb früh einbezogen und stimmte dem Projekt zu, weil die Aufnahmen ausschließlich zur Protokollerstellung genutzt werden.
Der Gemeinderat musste eine entsprechende Änderung seiner Geschäftsordnung beschließen. Heute genügt ein kurzer Hinweis zu Beginn jeder Sitzung. Ebenfalls weist die Stadtverwaltung durch ein Schild am Sitzungssaal auf die Tonaufnahme hin. Beiträge in der Bürgersprechstunde werden noch per Hand ins Protokoll eingefügt, da hier logischerweise die Zustimmung gemäß EU-DSGVO fehlt.
Parallel dazu setzte sich die Stadt intensiv mit dem Datenschutz auseinander. Eine Rückmeldung des Landesdatenschutzbeauftragten steht bis heute aus, daher führte Wertheim eine eigene Datenschutzfolgeabschätzung durch. Sie legt fest, dass sämtliche Daten in Deutschland verarbeitet werden, dass die Audioaufnahmen nach Abschluss der Protokollerstellung gelöscht werden und dass die KI die Inhalte nicht zum Weitertrainieren nutzt. Die Verarbeitung in der Cloud wurde bewertet, aber angesichts des klaren Verarbeitungszwecks und der schnellen Löschung als vertretbar eingestuft. Für Schröder war wichtig, dass die Mitglieder des Gemeinderats aber auch der Sitzungsdienst jederzeit nachvollziehen können, was mit den Daten passiert.
Während der gemeinsamen Entwicklungsphase brachten die Mitarbeitenden der Stadt zahlreiche Anforderungen und Verbesserungsvorschläge ein – von der Struktur der Protokolle über die Erkennung der Sprecher bis zur Möglichkeit, die Tiefe einzelner Tagesordnungspunkte flexibel einzustellen. Auf dieser Grundlage entstand eine Version der Software, die heute auch anderen Kommunen zur Verfügung steht. Wertheim war damit nicht nur frühe Anwenderin, sondern echte Mitgestalterin. Genau diese enge Zusammenarbeit hob die Jury des „Bewährt vor Ort“-Siegels ausdrücklich hervor.
Als nächster Schritt steht nun die Inte-gration in das Ratsinformationssystem an. Derzeit müssen die Texte noch manuell übertragen werden. In Zukunft sollen die Protokolle direkt an der richtigen Stelle erscheinen. Auch langfristig sieht Schröder Potenzial. Einige Anbieter arbeiten bereits daran, Protokolle durchsuchbar zu machen. Bürgerinnen und Bürger könnten dann mit einer einfachen Frage herausfinden, wie oft ein bestimmtes Thema im Gemeinderat diskutiert wurde. Für Wertheim ist das noch ferne Zukunft. Aber der Weg dorthin beginnt mit einem Werkzeug, das heute schon spürbar entlastet.
Wertheims Beispiel zeigt, wie KI in der Verwaltung funktionieren kann: transparent, sicher und mit klar definierten Zuständigkeiten. Und es zeigt, dass Innovation oft dort entsteht, wo Menschen ein praktisches Problem lösen wollen, nicht dort, wo große Visionen verkündet werden. Entscheidend ist, dass am Ende mehr Zeit bleibt – für die Arbeit, die wirklich zählt.
