Als kurz vor den Weihnachtsferien 2022 ein Mitarbeiter aus dem Digitalisierungsteam ins Büro von Philipp Stolz platzt und „etwas zeigen muss“, verändert das den Kurs der Stadtverwaltung Schorndorf. Die erste Version von ChatGPT war vor wenigen Wochen erschienen – und der Effekt war riesig. „Wir sind in die Ferien gegangen und wussten: Das müssen wir uns anschauen“, erinnert sich Stolz. Er ist der Leiter der Stabsstelle Digitalisierung der Stadt im Rems-Murr-Kreis. Im Januar war der Befund eindeutig: KI wird ein Game Changer. Und die Verwaltung muss vorbereitet sein.

Während viele Kommunen anfangs abwarteten, entschied sich Schorndorf bewusst anders. Die Verwaltungsspitze bekam erste Demos, es folgten „Lunch & Learn“-Runden mit Mitarbeitenden aus allen Fachbereichen. „Damals kannte das eigentlich niemand“, sagt Stolz. Gleichzeitig stiegen sofort die Fragen: Darf ich das? Ist das datenschutzkonform? Verlernen wir dadurch Kompetenzen? Diese Rückmeldungen wurden zum Motor der weiteren Strategie. Die Stadt beschloss, das Thema nicht zu delegieren oder auszusitzen – sondern systematisch anzupacken.

Das sieht auch Erster Bürgermeister Thorsten Englert so: „Wir wollen eine Verwaltung sein, die Veränderungen aktiv gestaltet und ihre Mitarbeitenden dabei mitnimmt. KI ist für uns kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, das Entlastung schafft und neue Möglichkeiten eröffnet“, sagt er. Und ergänzt: „Entscheidend ist, dass alle Beschäftigten sicher damit umgehen können – deshalb setzten wir früh auf Qualifizierung, Austausch und Transparenz.“

Dienstanweisung als Fundament für den KI-Einsatz in der Verwaltung

Im Frühjahr 2023 begann Schorndorf mit einem ungewöhnlichen Schritt: Die Stadt erarbeitete eine Dienstanweisung zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Darin stehen zwei zentrale Botschaften. Erstens: Ja, KI darf genutzt werden. Zweitens: Aber nur, wer geschult ist, darf sie auch einsetzen. Stolz: „Wir wollten nicht nur sagen, was nicht erlaubt ist, sondern erklären, wie man KI sinnvoll und sicher nutzt.“ Datenschutz spielte eine große Rolle: Interne Daten, nichtöffentliche Sitzungsvorlagen, personenbezogene Informationen – all das darf nicht in externe Modelle wandern. Aber viele Alltagstätigkeiten sind völlig unkritisch und können durch KI enorme Erleichterung bringen.

Der Personalrat wurde früh eingebunden. Dessen entscheidender Hinweis: Die Schulungen dürfen nicht freiwillig sein. Warum? Freiwillige Formate erreichen vor allem die ohnehin Motivierten. Doch Schorndorf wollte die breite Mitte mitnehmen – die 70 Prozent, die zwar offen sind, aber erst Impulse brauchen.

Das Ergebnis: zweieinhalbstündige Grundlagenkurse, darauf aufbauende Prompt-Engineering-Schulungen und eine Lernplattform mit aktuellen KI-Themen. Bis heute wurden rund 500 der 600 bis 700 Beschäftigten geschult.

Von der Schulung in den Arbeitsalltag

Die Nachfrage war anfangs so groß, dass die Stadt zweimal wöchentlich Kurse durchführen musste. Und aus fast allen Bereichen kamen Rückmeldungen – teils überraschende. Ein Beispiel bleibt Stolz besonders im Gedächtnis: eine Erzieherin aus einer Kita. Sie nutzt KI nicht nur für Elternbriefe, sondern für praktische Ideen: „Sie wollte für ein verhaltensauffälliges Kind Bewegungsangebote haben – nicht, weil sie selbst keine kannte, sondern weil KI in Sekunden Inspiration liefert“, erzählt Stolz, „das war für sie eine echte Entlastung.“

Auch Architekten nutzen KI – nicht für Bauentscheidungen, aber für Textentwürfe, Erklärtexte oder Hintergrundwissen. Die Stadtverwaltung lässt auch mal Sitzungsvorlagen in allgemeinverständliche Sprache „übersetzen“. Vor jedem Gemeinderatstermin geht ein Text durch das Modell, um Fachbegriffe zu entschärfen. Auch für persönliche Kompetenzentwicklung nutzen Mitarbeitende KI: um Präsentationen zu üben, sich neue Skills anzueignen, Mini-Trainingspläne erstellen zu lassen. „Jeder hat eine Fähigkeit, an der er arbeiten möchte. KI ist da ein 24/7-Sparringspartner“, so Stolz.

Worauf es beim Prompt Engineering ankommt

Die Verwaltung arbeitet KI-agnostisch: Welches Tool genutzt wird, ist zweitrangig – solange die Regeln eingehalten werden. In der sogenannten „Whitelist“ – einem Dokument, das bestimmte Sprachmodelle als unbedenklich markiert – stehen Modelle wie ChatGPT, Gemini, Claude oder Mistral. Nicht zugelassen sind einzelne Anwendungen aus Sicherheitsgründen, etwa aus China.

Was nutzen die Mitarbeitenden tatsächlich? „95 Prozent verwenden ChatGPT. Das liegt vor allem daran, dass die Marke so bekannt ist“, sagt Stolz. Persönlich findet er andere Modelle oft besser, aber er akzeptiert es: „Wenn ein Tool funktioniert, zählt das Ergebnis.“

Beim Prompt Engineering – also der gezielten Formulierung von Anweisungen an KI-Systeme – setzt die Stadt auf praxisnahe Frameworks. Die Mitarbeitenden lernen verschiedene Techniken: etwa One-Shot-Prompts, bei denen man der KI ein Beispiel gibt, Few-Shot-Prompts mit mehreren Beispielen zur Orientierung, oder Rollen-Prompts, in denen die KI eine bestimmte Perspektive einnimmt. All das geschieht ohne technische Überfrachtung. „Wir wollen die Kunst vermitteln, KI so anzuleiten, dass die Ergebnisse zuverlässig sind“, erklärt er.

Gleichzeitig wird auch der kritische Umgang trainiert, denn mittlerweile haben sich die größten Schwächen der KI herumgesprochen: Biases (Verzerrungen), Halluzinationen, Wertefragen. Ein Fall aus der Baurechtsbehörde verdeutlicht die Risiken: Ein KI-System zitierte Paragrafen korrekt – allerdings stammten diese nicht aus der baden-württembergischen Bauordnung, sondern aus der nordrhein-westfälischen. „Das meint die KI nicht böse – sie hat einfach die falsche Rechtsgrundlage gewählt“, sagt Stolz. „Aber genau deshalb braucht es menschliche Kontrolle.“

Appell an Bund und Länder

Schorndorf denkt längst weiter. Die Dienstanweisung wird gerade zur Dienstvereinbarung weiterentwickelt, die verbindlich festlegt: Jede Beschäftigte, jeder Beschäftigte mit digitalem Arbeitsplatz muss KI bedienen können. Doch Stolz sieht einen größeren Reformbedarf: „Wir können nicht erwarten, dass 11.000 Kommunen eigene KI-Assistenten bauen. Viele haben nicht einmal ein Digitalisierungsteam.“

Ob Wohngeld, Hundesteuer oder Bauanträge – für ihn braucht es zentrale, cloudbasierte KI-Lösungen, die Bund oder Länder bereitstellen. „Einer für alle, aber richtig – nicht jeder für sich allein und jeder zahlt doppelt.“ Er sieht positive Signale im neuen Staatsmodernisierungspakt, ist aber auch realistisch: „Es braucht Mut und Klarheit. Wir dürfen KI nicht als Spielerei sehen, sondern als Infrastruktur.“

KI-Schulungen in der Verwaltung: Ein Prozess, der nie endet

KI entwickelt sich schnell – und damit auch der Schulungsbedarf. Schorndorf versteht KI nicht als abgeschlossene Maßnahme, sondern als fortlaufenden Lernprozess. Deshalb hat die Stadt neben den Grundlagenkursen eine digitale Lernplattform – den KI-Hub – implementiert. Dort finden Mitarbeitende aktuelle Nachrichten zur KI-Entwicklung, kurze Videokurse und praktische Beispiele aus anderen Bereichen der Verwaltung. Inhalte werden regelmäßig aktualisiert, damit die Beschäftigten Schritt halten können, wenn sich Werkzeuge oder Methoden verändern.

Ergänzend dazu gibt es die Zukunftswerkstatt, ein Austauschformat, in dem Mitarbeitende aus allen Fachbereichen offen darüber sprechen, wie KI ihren Arbeitsalltag verändert. Dort geht es bewusst nicht nur um Tools, sondern um die Folgen für Kompetenzen, Rollen und Verantwortung: Welche Fähigkeiten erleichtert KI? Welche könnten verloren gehen? Und wo bleibt die Expertise, die eine Verwaltung weiterhin selbst vorhalten muss – etwa die rechtliche Bewertung von Bauanträgen oder sensible Entscheidungen im Sozialbereich?

Mit diesem Ansatz hält die Stadt das Thema lebendig. Der KI-Beauftragte Manuel Landauer passt die Schulungsinhalte laufend an, setzt neue Schwerpunkte und sorgt dafür, dass die Dienstvereinbarung nicht zur statischen Vorgabe wird, sondern von einer lernenden Organisation getragen ist. KI wird damit nicht nur eingeführt, sondern dauerhaft verankert.