IT-Pilotprojekt Malsch: Digitalisierung von Bauakten abgeschlossen
Die Digitalisierung von Akten bringt viele Vorteile – von einer einfacheren Handhabung bis zur schnelleren Suche und der künftigen Nutzung durch Künstliche Intelligenz (KI).
Viele Kommunen sehen die Aktendigitalisierung jedoch als große Herausforderung. Das Pilotprojekt in der Gemeinde Malsch, über das wir in der Februarausgabe von die:gemeinde berichtet haben (den Artikel lesen Sie hier), hat bereits wertvolle neue Erkenntnisse hervorgebracht. „Innerhalb von nur fünf Wochen haben wir alle Bauakten digitalisiert“, berichtet Bürgermeister Tobias Greulich über den aktuellen Stand des Projekts.
Digitalisierung von Akten in Kommunen gelingt in kurzer Zeit
Hintergrund ist, dass spezialisierte Dienstleister mittlerweile die Akten nicht nur scannen, sondern auch mit Schlagworten versehen und direkt in digitale Systeme integrieren. Die nahtlose Einbindung in bestehende Programme erleichtere den Übergang zusätzlich. „Wir hatten zuvor überlegt, die Akten-Digitalisierung händisch umzusetzen, doch das hätte mindestens eineinhalb Jahre gedauert – und nicht diese Qualität erreicht sowie zu deutlich höheren Kosten geführt“, so Greulich weiter. „Das ist ein Thema, das viele Bürgermeister derzeit umtreibt.“ Er empfiehlt, den Prozess nicht mehr als Mammutaufgabe zu sehen, sondern ihn anzugehen.
Die Gemeinde Malsch hat rund 1.500 Bauakten digitalisieren lassen. Diese Aktendigitalisierung dient als Grundlage für eine umfassendere Digitalisierung von Verwaltungsabläufen und soll als Modell für Kommunen mit bis zu 20.000 Einwohnern dienen. Die Digitalisierung der Bauakten in Malsch erfolgte in einem mehrstufigen Prozess, um eine effiziente und sichere Umwandlung der physischen Dokumente in digitale Dateien zu gewährleisten.
Zunächst wurden die Unterlagen in gesicherten Metallkisten verpackt und versiegelt, bevor sie ins Digitalisierungszentrum des Dienstleisters transportiert wurden. Dort begann die Vorbereitung: Tackernadeln, Kordeln und Ösen wurden per Hand entfernt, die Seiten geglättet und mit speziellen Fingerkappen oder Fetten für ein besseres Blättern vorbereitet. Jedes Dokument erhielt ein Start- und Endblatt, um das Original nicht zu verfälschen. Anschließend erfolgte das eigentliche Scannen mit Hochleistungsgeräten, wobei je nach Format unterschiedliche Scanner zum Einsatz kamen – von Stapelscannern für herkömmliche Dokumente über Großformatscanner für Baupläne bis hin zu Spezialscannern für Mikrofiche-Filme.
Aus Akten werden digital einfach nutzbare Dateien
Die digitalen Dokumente wurden schließlich durch eine künstliche Intelligenz analysiert, die 95 bis 99 Prozent der Inhalte erkannte und sie mit Index-Werten versah, sodass sie später gezielt durchsucht werden können. Abschließend wurden die digitalisierten Akten in das Verwaltungssystem der Gemeinde integriert, wodurch sie jederzeit abrufbar und nutzbar sind.
Nach der Erfassung können die Dokumente entweder zurückgegeben oder fachgerecht entsorgt werden. Die Gemeinde Malsch entschied selbst, welche Originale sie zurückhaben wollte.
