Home-Office: Wie Laupheim aus der Not eine Tugend macht

Die Krise als Chance? Diese Phrase hat man in den vergangenen 18 Monaten oft gehört. Dass es sich dabei nicht nur um Durchhalteparolen und gut gemeinte Absichten handelt, zeigt ein Beispiel aus der Großen Kreisstadt Laupheim im Landkreis Biberach. Dort hat die Verwaltung in der Krise nicht nur eine Chance gesehen, sondern sie auch gleich genutzt. Konkret ist die Rede von der mobilen Arbeit. 

Laupheim: Home-Office-Arbeitsplätze für über 100 Mitarbeiter

„Seit März 2020 bieten wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit des Mobile Office an“, sagt Haupt- und Personalamtsleiter Christopher Dürste im Gespräch mit die:gemeinde. Der Vorteil liegt auf der Hand: „Dies schafft eine noch höhere Flexibilität für unsere Mitarbeiter“, sagt Dürste. Mittlerweile konnte die Stadt mehr als 100 Mitarbeitern einen solchen Mobile Office-Arbeitsplatz anbieten. Grundlage dieser Art des Arbeitens ist eine Vereinbarung der Stadt Laupheim mit jedem Beschäftigten, die Rahmenbedingungen regelt wie den Beginn und das Ende der Arbeitszeit, den Datenschutz, Details zu dienstlichen und privaten Geräten, Kündigungsfristen und vieles mehr.

Sicherer Umgang mit "Bring Your Own Device"

Im Laupheimer Mobile Office gilt - im Gegensatz zur Telearbeit - die Devise „Bring Your Own Device“ (BYOD), also „Bring dein eigenes Gerät mit.“ „Unsere Mitarbeiter stellen ihren eigenen Laptop und das Smartphone zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung“, sagt Hauptamtsleiter Dürste. Das Smartphone werde benötigt, um über eine kostenlose App einen Code zu generieren, der für die Zwei-Faktor-Identifizierung beim Anmeldevorgang benötigt wird. „Auf dem Laptop wird natürlich nicht lokal gearbeitet oder gar gespeichert. Über eine Tunnel-Verbindung arbeitet man im Mobile Office direkt auf den Servern der Stadtverwaltung. Ein Datentransfer findet nicht statt. Ebenso ist es technisch nicht möglich, Daten zu drucken oder auf ein externes Laufwerk zu speichern“, betont Dürste. 

Home-Office macht die Verwaltung als Arbeitgeber attraktiv

Die notgedrungene Umstellung hat sich mehr als ausgezahlt. „Das Angebot des zeitweisen Arbeitens im Mobile Office macht uns als Arbeitgeber sehr attraktiv. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf lässt sich flexibler gestalten. Alternierendes Mobile Office erlaubt das Arbeitsplatz-Sharing und kann Engpässe an Büroflächen abfedern. Mehr als die Hälfte unserer Beschäftigten, die Mobile Office nutzen, kommen nicht aus Laupheim. Sie pendeln an den Tagen ihres Mobile Office nicht in die Stadt, belegen keine Parkflächen und sparen CO2“, führt Christopher Dürste aus. 

Home-Office als Ergänzung zum stationären Arbeitsplatz

Die Mitarbeiter freuen sich unterdessen über eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, über die Zeitersparnis durch weniger Pendeln und über das gesparte Geld durch geringere Spritkosten. „Das Konzept hat sich absolut bewährt“, bilanziert Christopher Dürste. Die Methode des BYOD im Mobile Office setze ein Geben und Nehmen voraus und sei dabei ressourcenschonend. Bei aller Euphorie weiß man auch in Laupheim, dass nicht alle Fachverfahren im Mobile Office bearbeitet werden können. „Das Mobile Office ist eine Ergänzung zum stationären Arbeitsplatz im Rathaus“, sagt Christopher Dürste. 

Eggenstein-Leopoldshafen: Home-Office auch vor der Corona-Pandemie

So sieht es auch Bernd Stober, Bürgermeister der Gemeinde Eggenstein-Leopoldshafen. Bereits vor dem Ausbruch der Pandemie und vor der gesetzlichen Home-Office-Pflicht hatte man Mitarbeitern die Arbeit im Home-Office ermöglicht, und zwar orientiert an deren Bedürfnissen, wie Stober betont. Damit hat es eine besondere Bewandnis: Laut Stober sind weit mehr als die Hälfte der 75 in der Verwaltung beschäftigten Personen Frauen, in den Führungspositionen ungefähr die Hälfte. Diese hätten besonders großes Interesse an der Arbeit im Home-Office, weil es die Vereinbarkeit von Privat- und Arbeitsleben verbessere. Diese an den Bedürfnissen der Mitarbeiter orientierte Vorgehensweise will Stober auch künftig ermöglichen. Grundsätzlich ist der Bürgermeister allerdings ein Anhänger des direkten Bürgeraustauschs.

Dauerhaftes Home-Office ist keine Option

„In einer Verwaltung unserer Größe sehe ich es kritisch, wenn sehr viele Mitarbeiter dauerhaft im Home-Office arbeiten“, so Stober. Der Austausch mit den Bürgern von Angesicht zu Angesicht sei trotz fortschreitender Digitalisierung wichtig und nötig. Das gelte nicht nur für Mitarbeiter im Bürgerbüro, sondern auch in anderen Abteilungen wie dem Rechnungswesen oder dem Bau- und Liegenschaftsamt, die ebenfalls täglich im Kontakt mit Bürgern seien. Deshalb hält Stober auch wenig davon, durch eine massive Ausweitung des Home-Office-Angebots das Raumproblem im Rathaus zu lösen, das die Gemeinde bereits seit einigen Jahren plagt und das zur Folge hatte, dass Besprechungszimmer in Arbeitszimmer umgewandelt und notgedrungen viele Doppelarbeitsplätze entstehen mussten. Weil Präsenz und direkter Austausch weiterhin bedeutend sein werden, kommt Abhilfe in Eggenstein-Leopoldshafen daher nicht in Form von mehr Home-Office, sondern in Form eines Neubaus.