Ein Schlüssel zu schnelleren Genehmigungen
Genehmigungsverfahren sind in Deutschland inzwischen so langwierig geworden, dass die Wettbewerbsfähigkeit unseres Wirtschaftsstandorts gefährdet ist. Einer der Gründe ist der Rückstand an Verwaltungsreformen. Wir brauchen ein neues Verwaltungsleitbild: ergebnis- und lösungsorientiert, kundenorientiert, digital, agil, flexibel und transparent. Doch das kann in den Behörden nur dann gelebt werden, wenn die Gesetze und Regelungen es auch zulassen.
Der Normenkontrollrat Baden-Württemberg (NKR BW) hat deshalb der Landesregierung einen Empfehlungsbericht vorgelegt. Die Studie „Ein Schlüssel zu schnelleren Genehmigungen – Projektorientierte Verfahrenssteuerung“ betrifft den Reformbedarf der Verwaltung im Innern und die Verbesserung der Zusammenarbeit mit Antragstellerinnen und Antragstellern. Die Studie ist gemeinsam mit dem Landratsamt Rems-Murr-Kreis entstanden, das die Vorschläge am Beispiel von Baugenehmigungsverfahren pilotiert hat.
Mitarbeitende sollen Experten in Verfahrenssteuerung werden
Der NKR BW empfiehlt, dass Mitarbeitende der Genehmigungsbehörden zu Verfahrenssteuernden ausgebildet werden. Sie sollten ein Auftaktgespräch mit dem Antrag-steller oder der Antragstellerin durchführen und diese sowie die Fachbehörden an einen Tisch holen, wenn unterschiedliche Auffassungen einer Lösung zugeführt werden müssen. Wichtig ist eine proaktive Kommunikation zwischen allen Verfahrensbeteiligten.
Häufig kennen Antragstellerinnen und Antragsteller den Stand des Verfahrens nicht und erfahren so nicht rechtzeitig, ob und welche Bedenken der Genehmigungsfähigkeit ihres Antrags entgegenstehen. Dies führt nicht selten zu Verzögerungen, zum Beispiel bei Baugenehmigungsverfahren. Um Zeitverlust durch diese Intransparenz zu vermeiden, empfiehlt der Rat, für Genehmigungsverfahren Kollaborationsplattformen für Bauträger, Planerinnen und Planer, die Baurechtsbehörde und die Fachbehörden einzusetzen. Mithilfe von unterschiedlichen Lese- und Schreibrechten kann der Verfahrenssteuernde allen Beteiligten, der Antragstellerin oder dem Antragsteller sowie den anzuhörenden Fachbehörden die notwendige Transparenz über den Stand des Verfahrens, das Termincontrolling und die fachlichen Äußerungen verschaffen.
Wie kann die Verwaltung kundenorientierter arbeiten?
In der Regel wird bei Genehmigungsverfahren zwar auf mögliche Endtermine hingewiesen, aber es findet kein Termincontrolling durch einen Verfahrenssteuernden statt, der sich aktiv um die Einhaltung des geplanten Endtermins kümmert und steuernd in das Verfahren eingreift, um Termine trotz Verzögerungen an einzelnen Stellen doch noch zu halten. Der NKR BW empfiehlt daher, Instrumente von Terminplanung und Controlling in die Kollaborationsplattform zu integrieren. Dies spart der Verwaltung Zeit und entlastet das ohnehin stark ausgelastete Personal. Der Antragstellerin oder dem Antragsteller werden gleichzeitig Kosten erspart.
Der Normenkontrollrat beleuchtet in der Studie auch wie die Kundenorientierung in der Verwaltung noch verstärkt werden kann. Der Rat empfiehlt zum einen eine Qualifizierungsoffensive. So sollten in der Verwaltung sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende entsprechende Schulungen angeboten bekommen. Um die Qualität der Antragsunterlagen zu verbessern, sollten Architektinnen und Architekten sowie Planerinnen und Planer besser ausgebildet werden. Der NKR BW empfiehlt, das Baurecht als Pflichtmodul in das Architekturstudium zu integrieren. Zudem sollte die Architektenkammer eine Zertifizierung für die Weiterbildung anbieten, wie genehmigungsfähige Unterlagen erstellt werden.
Das Pilotprojekt zeigt auf, dass mithilfe dieser Optimierung der Verfahren eine wesentliche Beschleunigung erreicht werden kann. Wenn nicht mehr analog, sondern digital, nicht mehr bilateral, sondern für alle Verfahrensbeteiligte gleichzeitig transparent, nicht mehr sequentiell, sondern parallel und nicht mehr auf Sicht, sondern mit Terminen und Termincontrolling gearbeitet wird, laufen die Verfahren schneller.
