Wie KI kleine Kommunen entlasten kann
Wenn in den Rathäusern kleiner Städte oder in den Gemeindeverwaltungen des ländlichen Raums die Arbeit überhandnimmt, ist das längst keine Ausnahme mehr. Knappe Haushaltsmittel, unbesetzte Stellen und gleichzeitig steigende Anforderungen von Bund und Land setzen die Verwaltungen unter Druck. Die Studie „Stadt und KI“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) im Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung liefert dazu eine klare Botschaft: Künstliche Intelligenz kann nicht nur Effizienz steigern, sondern Kommunen spürbar entlasten. „KI ermöglicht es Städten, schneller, präziser und bürgernäher zu agieren“, heißt es in der Untersuchung. Besonders für kleine und mittelgroße Kommunen, die nicht über eigene Digitalisierungsabteilungen verfügen, eröffnet sich damit eine Perspektive, die bislang kaum genutzt wird.
Die Vorteile sind greifbar. Bei der alltäglichen Verwaltungsarbeit können KI-gestützte Systeme bereits heute Routineaufgaben übernehmen – etwa die Beantwortung wiederkehrender Bürgeranfragen, das Durchsuchen und Strukturieren von Dokumenten oder die Bearbeitung von Formularen. Hier sehen die Autoren mögliche entstehen Effizienzgewinne, die direkt in eine Entlastung des Personals münden könnten. Gerade in Gemeinden, in denen ein Sachbearbeiter oder eine Sachbearbeiterin für ganze Aufgabenfelder zuständig ist, können wenige Stunden pro Woche, die durch KI eingespart werden, den Unterschied machen.
Ein Beispiel ist das Energiemanagement in kommunalen Liegenschaften. KI kann Verbrauchsdaten auswerten, Abweichungen erkennen und Einsparpotenziale aufzeigen, die sonst verborgen blieben. Auch in der Bauleitplanung eröffnen sich neue Möglichkeiten: „Durch KI-gestützte Simulationen lassen sich Varianten schneller durchspielen und ihre Auswirkungen auf Klima oder Verkehr besser bewerten“, heißt es in der Studie. Gerade für kleine Kommunen, die solche Analysen bislang kaum leisten konnten, bedeutet dies einen qualitativen Sprung.
Mehr Zeit fürs Wesentliche
Doch die Untersuchung geht weiter. Sie benennt konkret, wie stark KI bereits heute Verwaltungsprozesse verändert. „KI darf nicht als Zukunftsvision betrachtet werden, sondern ist längst Realität in vielen Bereichen der kommunalen Arbeit“, betonen die Forscherinnen und Forscher. Genannt werden etwa Chatbots, die Bürgeranfragen zum Meldewesen beantworten, oder Systeme, die Beschwerden automatisch vorsortieren und so schneller in die zuständige Fachabteilung leiten. Solche Werkzeuge können in kleinen Kommunen dazu beitragen, dass Bürgerinnen und Bürger schneller Antworten bekommen – und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet werden.
Dabei stellt die Studie klar: Der Einsatz von KI bedeutet nicht, dass Menschen überflüssig werden. Vielmehr gehe es darum, Handlungsspielräume zurückzugewinnen. „KI ist ein Werkzeug, das Verwaltungsteams mehr Zeit verschafft für das, was wirklich zählt: den direkten Kontakt zu den Menschen vor Ort.“ Diese Aussage zieht sich wie ein roter Faden durch die Untersuchung.
Ein weiteres Argument: die Finanzen. Viele KI-Anwendungen sind heute als Software-as-a-Service verfügbar. Das heißt, Kommunen können sie flexibel nutzen, ohne eigene IT-Abteilungen aufbauen zu müssen. Gerade kleine Gemeinden mit begrenztem Budget könnten so profitieren, ohne hohe Anfangsinvestitionen stemmen zu müssen. Damit sei der Einstieg leichter als oft angenommen.
Vom Projekt in den Alltag
Damit das gelingt, braucht es nach Einschätzung der Studie allerdings klare Rahmenbedingungen. Entscheidend ist, dass Kommunen nicht allein gelassen werden, sondern Zugang zu Beratung und praxistauglichen Werkzeugen erhalten. Das Land fördert bereits einzelne Modellprojekte – doch das reicht nicht. „Die Studie empfiehlt, Best-Practice-Beispiele stärker zu verbreiten und überregionale Plattformen aufzubauen, die auch kleinen Kommunen den Einstieg erleichtern“, so die Forscherinnen und Forscher.
Die Untersuchung liefert auch konkrete Stimmen aus der Praxis. So betonen die Autorinnen und Autoren: „KI kann dort den größten Nutzen entfalten, wo Verwaltungen durch Fachkräftemangel und Ressourcenknappheit am stärksten belastet sind.“ Kleine Rathäuser seien daher prädestiniert für den Einsatz. Die Erfahrungen aus Pilotprojekten untermauern dies: In einer Kommune konnte durch KI-gestützte Bauaktenanalyse die Bearbeitungszeit um Tage verkürzt werden, in einer anderen beschleunigte KI das Beschwerdemanagement spürbar.
Zugleich macht die Studie deutlich, dass KI-Prozesse nicht automatisch reibungslos laufen. Es brauche eine klare Strategie, begleitende Schulungen und die Bereitschaft, bestehende Abläufe anzupassen. „Ein Schutzschirm für Kommunen besteht darin, den Einsatz von KI schrittweise zu erproben und entlang klar definierter Bedarfe aufzubauen.“ So lautet eine Empfehlung, die gerade für kleine Kommunen von Bedeutung ist.
Auch die politische Dimension fehlt nicht. Gerade Baden-Württemberg mit seiner Vielzahl kleiner Gemeinden muss sicherstellen, dass auch sie Zugang zu den Chancen der Technologie erhalten. Für Bürgermeisterinnen und Bürgermeister im ländlichen Raum bedeutet das, Förderprogramme zu nutzen, Kooperationen zu suchen und mutig erste Schritte zu gehen. Die Fraunhofer-Studie sendet dafür ein starkes Signal: Künstliche Intelligenz kann ein Baustein sein, um die Überlastung vieler Kommunen zu mindern. Nicht, indem sie die Arbeit ersetzt – sondern indem sie Verwaltungsteams mehr Zeit verschafft für das, was wirklich zählt: den direkten Kontakt zu den Menschen vor Ort.
