Warum Kommunen wirksame Managementmethoden brauchen
Die Autorin und der Autor der Studie „Management und kommunale Performance. Eine empirische Untersuchung deutscher Kommunen“, Sophia Eich und Marc Groß, wollten herausfinden, wie eine wirksame kommunale Steuerung durch Managementmethoden gelingen kann. Sie konstatieren, dass der „kommunale Werkzeugkasten an Managementmethoden“ heute reichhaltiger sei denn je. Diese Methoden hätten seit den 1990er-Jahren verstärkt Einzug in die Kommunen gehalten. Gleichwohl stellen sie fest, dass trotz des methodischen Arsenals der zielorientierte Einsatz eben jener Methoden noch „ernüchternd“ sei.
So würde nur eine von vier Kommunen regelmäßig Strategien und Leitbilder erarbeiten. In weniger als einer von fünf Kommunen würden Kennzahlen zur Messung der Service- und Leistungsqualität erhoben. Auch bei der Beschreibung von Prozessen sieht es nicht gut aus: 60 Prozent der Kommunen beschreiben sie nicht oder nur in sehr geringem Umfang. Einen Lichtblick machen Eich und Groß beim Projektmanagement aus. „Hier hat zumindest mehr als die Hälfte der Kommunen bereits Erfahrungen gesammelt“, schreiben sie.
Managementmethoden machen Kommunen leistungsfähiger
In ihrer datenbasierten Studie wollten die Expertin und der Experte nun wissen, welche Steuerungsmethoden die Kommunen bereits einsetzen und welchen Beitrag sie zur Leistungsfähigkeit leisten. Um der Frage auf den Grund zu gehen, haben sie den Teilnehmenden 52 Fragen in sechs Kategorien gestellt, nämlich „Kommunalpolitische Leitbilder sowie Verwaltungsleitbild“, „Kennzahlen und Bürger:innenbefragungen“, „Organisationales Lernen“, „Projekt- und Prozessmanagement“, „Personalmanagement“ sowie „Daten und Digitalisierung“. Details zu den einzelnen Kategorien finden Sie in der Studie, die nach Registrierung auf der Website der KGSt abrufbar ist.
Insgesamt sehen Eich und Groß noch großes Entwicklungspotenzial bei der Anwendung von Managementmethoden. „Wissenschaftlich belegt gibt es auch bei Kommunalverwaltungen einen Zusammenhang zwischen dem Einsatz von Managementmethoden und ihrer Leistungsfähigkeit in Bezug auf eine bessere Lebens-, Standort- und Arbeitsqualität für die Bürger:innen beziehungsweise alle Akteur:innen im kommunalen Ökosystem.“ Wer die Zukunft der Kommunalverwaltung und der Kommune wirklich aktiv gestalten wolle, müsse deshalb auf eine zielorientierte Steuerung und auf den systematischen Einsatz von Managementmethoden setzen.
Verwaltungsspitze muss tätig werden
Als Erfolgsfaktor identifizieren die Autorinnen und Autoren in erster Linie die Führung, angefangen bei der Verwaltungsspitze. Ihre Aufgabe bestehe darin, Wissen über verschiedene Managementmethoden aufzubauen und zu aktualisieren, aber auch Fähigkeiten und Fertigkeiten für den konkreten und passgenauen Einsatz zu entwickeln und gemeinsam umzusetzen. Als weiteren Erfolgsfaktor nennen sie die Politik. Sie müsse die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, trotz oder gerade wegen der angespannten Finanzlage. „Die drängenden Themen unserer Zeit wie Fachkräftemangel, Nachhaltigkeit, Mobilitäts- und Energiefragen oder die digitale Transformation erfordern eine ziel- und wirkungsorientierte Steuerung“, heißt es in der Studie.
Darüber hinaus bedürfe es neben einer kontinuierlichen individuellen Kompetenzentwicklung im Sinne einer Bereitschaft zum lebenslangen Lernen auch externer Impulse, um die Professionalisierung des Managements voranzutreiben. „Denkbar sind zum Beispiel eigens aufgelegte Förderprogramme zur Überwindung der Investitionsbarriere in diesen Bereichen“, schreiben die Expertinnen und Experten. Eich und Groß nehmen auch die Herausforderungen der Kommunen zur Kenntnis. Das Umfeld der Kommunalverwaltung werde immer dynamischer, der Veränderungsdruck nehme stetig zu.
Krisendichte macht Managementmethoden noch wichtiger
„Arbeitskräftemangel, eine zunehmende Krisendichte, die Gleichzeitigkeit von Ereignissen, ein stetiger Zuwachs an übertragenen, aber auch freiwilligen Aufgaben wie Nachhaltigkeit, Klimaschutz und Mobilität, die Erwartungshaltung der Bürger:innen an ein modernes und leistungsstarkes Gemeinwesen und immer schnellere technologische Innovationszyklen sind Beispiele dafür“, schreiben sie. Und mahnen: „Kommunalverwaltungen müssen darauf adäquat reagieren können und die Bedürfnisse der Nutzer:innen öffentlicher Leistungen erkennen.“
Den Hauptgrund für viele Missstände sehen Eich und Groß im System des öffentlichen Dienstes. „Die Kommunalverwaltung musste nie Management- und Steuerungsmethoden einsetzen, um ihre eigene Existenz zu sichern oder ihre Leistungsfähigkeit zu erhalten. Dies ist in der Privatwirtschaft anders.“ In der Privatwirtschaft bestehe ein kausaler Zusammenhang zwischen dem Einsatz verschiedener Managementmethoden und dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. „Dies wird durch eine Vielzahl von Studien belegt. Gleiches gilt für den Einsatz von Managementmethoden in Krankenhäusern, Schulen und Universitäten“, erklären sie.
Ob der Einsatz von Managementmethoden in einer Kommunalverwaltung erfolgreich sei, lasse sich dagegen weniger gut oder gar nicht feststellen. „Es fehlt regelmäßig an einer belastbaren Daten- und Informationsbasis. Zudem lassen sich die Ziele einer Kommune nicht wie die zuvor genannten genau spezifizieren. Sie sind mit Blick auf die Sicherung und Steigerung des Gemeinwohls deutlich breiter angelegt. Darüber hinaus spielt es kaum eine Rolle, ob eine Verwaltung eine Leistung gut oder schlecht erbringt. Die Bürger:innen müssen die Dienstleistungen der Verwaltung abrufen und haben meist keine Möglichkeit, zu einem „moderneren kommunalen Dienstleister“ zu wechseln.“