Registermodernisierung für Kommunen: Verwaltung ohne Umwege

Die Umsetzung des Once-Only-Prinzips ist mittlerweile nicht mehr aus der Diskussion rund um die Verwaltungsdigitalisierung wegzudenken. Auch die neue Landesregierung hat sich im Koalitionsvertrag mit Nachdruck dem Ziel Once-Only verschrieben. Umschrieben werden kann dieses mit dem Grundsatz „die Daten sollen laufen und nicht die Bürger“ beziehungsweise mit dem Zielbild, dass Bürger ihre Daten gegenüber der Verwaltung nur einmal angeben müssen und diese von der Verwaltung wiederverwendet werden.

Dass dieses Prinzip funktioniert, wurde bereits in einzelnen Pilotprojekten bewiesen – auch in baden-württembergischen Kommunen. Beispielsweise konnte in den Online-Antrag auf Ersterteilung einer Fahrerlaubnis des Landratsamts Karlsruhe das Personalausweisregister der Stadt Bretten angebunden werden, um das manuelle Hochladen der Nachweise (Lichtbild und Unterschrift) durch den Antragsteller zu vermeiden.

Bei der Stadt Korntal-Münchingen wurde die Antragstellung auf einen Bewohnerparkausweis getestet. Die für die Antragstellung benötigten Daten aus der Zulassungsbescheinigung I können automatisch vom Kraftfahrt-Bundesamt abgerufen und in den Online-Antrag eingefügt werden. Dadurch entfallen manuelle Eingaben ohnehin vorhandener Daten durch die Bürgerinnen und Bürger. Eine Demonstration dieses Ablaufs ist in einem Video zu sehen, abrufbar unter https://urlz.fr/vdTx. Weitere Pilotierungen, auch unter Beteiligung baden-württembergischer Kommunen, stehen in den nächsten Monaten an.

Damit die Registermodernisierung erfolgreich, effizient und flächendeckend umgesetzt werden kann, wurden Koordinatorinnen und Koordinatoren in allen Bundesländern und dem Bund etabliert. Diese sollen als erste Ansprechperson für Fragen zur Registermodernisierung im jeweiligen Bundesland zur Verfügung stehen. In Baden-Württemberg ist das Margarete Jagusch (erreichbar unter regmobw@im.bwl.de). Jagusch betont, dass das Land dankbar dafür sei, gemeinsam mit Partnerkommunen im Rahmen gemeinsamer Projekte lernen, Verbesserungen erarbeiten und die Umsetzung mitgestalten zu können. Dadurch werde die Umsetzung des Once-Only-Prinzips im Land Stück für Stück vorangebracht.

NOOTS: Technische Infrastruktur der Registermodernisierung

Die entscheidende Verknüpfung, die auch in den erfolgreichen Pilotprojekten die wesentliche Rolle spielte, ist das National-Once-Only-Technical-System (NOOTS). Das NOOTS fungiert dabei als zentrale „Datendrehscheibe“ zwischen Onlinediensten als datenabfragendes Element („Data Consumer“) und Registern als datenlieferndes Element („Data Provider“). Durch diese Verknüpfung können Nachweise in Online-Antragsverfahren mit dem Einverständnis von Bürgerinnen und Bürgern automatisch abgerufen und in den entsprechenden Antrag eingefügt werden. Notwendige Voraussetzung, um Registerdaten eindeutig einer Person zuzuordnen, ist die Speicherung der Identifikationsnummer (Steuer-ID) als einheitliches Ordnungsmerkmal in den relevanten Registern. Diese Zuordnung erfolgt durch das Identitätsabruf-Verfahren (IDA).

So ermöglicht das National Once-Only-Technical-System (NOOTS) den automatisierten Datenabruf von Onlinediensten aus Registern. (Darstellung angelehnt an die Kommunalfolien der FITKO)

Registermodernisierung für Kommunen: ihre Rolle bei der Umsetzung

Während über die derzeit bekannten Pilotprojekte bereits die Verknüpfung von Onlinediensten und Registern über das NOOTS getestet wird, ist die nächste anstehende Aufgabe für Kommunalverwaltungen die Umsetzung durch Anschluss der betroffenen Register an das NOOTS und das IDA-Verfahren sowie das Datenschutzcockpit. Das Datenschutzcockpit (DSC) dient der Transparenz: Bürgerinnen und Bürger können den Datenaustausch unter Verwendung der Identifikationsnummer nachvollziehen.

Schluss mit doppelten Angaben: Künftig sollen Behörden vorhandene Daten flächendeckend automatisch abrufen – die Registermodernisierung macht Online-Anträge damit spürbar einfacher. Foto: Adobe Stock

IDA-Verfahren: Was Kommunen jetzt vorbereiten können

Zunächst gilt es, sich einen Überblick über die kommunalrelevanten Register innerhalb der eigenen Verwaltung zu verschaffen (siehe Infokasten). Sofern das zugehörige Fachverfahren in einem der relevanten Register eines ist, für das die Komm.ONE verantwortlich ist (Fachverfahren von und/oder Betrieb bei Komm.ONE), befinden sich diese Register aufgrund der engen Abstimmungen der Komm.ONE mit den Kommunalen Landesverbänden und dem Innenministerium bereits in der Umsetzungsplanung. Sollten Fachverfahren anderer Hersteller im Einsatz sein, ist es grundsätzlich Aufgabe der Verwaltung, den jeweiligen Hersteller direkt anzusprechen und auf die kommenden Anforderungen (zunächst Anschluss an IDA und DSC) hinzuweisen.

Um Kommunen im gesamten Prozess der IDA-Umsetzung zu unterstützen, wird bei der Komm.ONE eine vom Land finanzierte „RegMo-Rollout-Einheit“ aufgebaut. Diese stellt konkret für einzelne Tätigkeiten und Umsetzungsschritte Informationen bereit und übernimmt Aufgaben, sofern diese von der Kommune als registerführende Stelle nicht selbst übernommen werden müssen. Die tatsächliche Anbindung der einzelnen Register an das IDA-Verfahren erfolgt in Chargen und soweit wie möglich durch eine Unterstützung der RegMo-Rollout-Einheit. Einzelne Aufgaben, die von jeder Kommune selbst erledigt werden müssen, werden rechtzeitig konkret benannt. Auch die Geschäftsstelle des Gemeindetags wird bei Neuigkeiten auf wichtige Punkte nochmals hinweisen.

Wir sind dankbar als Land zusammen mit Partnerkommunen über gemeinsame Projekte lernen, verbessern und mitgestalten zu dürfen und damit die Umsetzung des Once-Only-Prinzips im Land ein Stück weiter voranzubringen.

Über den Anschluss der Register an NOOTS, IDA und DSC hinaus müssen im nächsten Schritt auch die genutzten Onlinedienste an das NOOTS angebunden werden. Schließlich sollen die angebundenen Register auch aktiv in Antragsverfahren genutzt werden. Auch in diesem Kontext gibt es verschiedene Facetten und potenzielle Arbeitsaufträge für Kommunen. Falls EfA-Dienste (wie die elektronische Wohnsitzanmeldung) im Einsatz sind oder perspektivisch auch zentral vom Land bereitgestellte Landeseigenentwicklungen über das Serviceportal Baden-Württemberg zum Einsatz kommen, entfallen nach ersten Bewertungen eigene Aktivitäten der Kommunen zum Anschluss der Onlinedienste an das NOOTS. Diese werden von zentraler Entwicklerseite erledigt.

Wenn für Antragsverfahren, in denen Nachweise erforderlich sind, Onlinedienste selbst entwickelt wurden (zum Beispiel über LowCode-Plattformen oder auch über kommunalindividuelle Portale), kann es sein, dass der NOOTS-Anschluss selbst erledigt werden muss. Hierzu wird ebenfalls zu gegebenem Zeitpunkt informiert. Gleichzeitig empfiehlt sich bereits jetzt eine Prüfung, was in Nutzung ist und gegebenenfalls eine Ansprache der beteiligten Dienstleister.

Da im Gesamtprozess der Umsetzung der Registermodernisierung, sowohl in Bezug auf die Anbindung der Register als auch der Onlinedienste, viele Abhängigkeiten bestehen und sich daraus verschiedene Aufwände ergeben, steht die Geschäftsstelle im regelmäßigen engen Austausch mit dem Innenministerium und der Komm.ONE. So werden relevante Informationen und mögliche kommunale Aufgaben auch weiterhin regelmäßig an die Kommunen weitergegeben.

Informationen zum Autor

Daniel Krötz ist Referent für Verwaltungsdigitalisierung und Cybersicherheit beim Gemeindetag.

Dieser Artikel erschien zuerst in der Ausgabe 8/2026 des die:gemeinde-Magazins.