RPA in der Verwaltung: Automatisierung als Schlüssel

Der Weg in Tauberbischofsheim begann nicht aus dem Nichts mit RPA, sondern mit dem Prozessmanagement. Wir haben Prozesse analysiert, optimiert – und mit diesem Wissen war uns klar: Hier liegt Automatisierungspotenzial. Also sind wir direkt in die Umsetzung gegangen, mit der logischen Folge, RPA überall dort einzusetzen, wo es möglich ist.

Ein konkretes Beispiel: Die automatisierte Ablage von Dokumenten für vollständige Akten entlastet unsere Mitarbeitenden von manueller Routinearbeit. Ein weiteres Anwendungsfeld ist der Datenabgleich oder die Weitergabe interner Informationen – auch hier übernimmt RPA repetitive Schritte. So gewinnen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Zeit für Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, während die Verwaltung gleichzeitig zukunftssicher bleibt. Angesichts des demografischen Wandels ist RPA für uns kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um die Handlungsfähigkeit der Verwaltung und die Arbeitsbedingungen unserer Mitarbeitenden zu sichern.

RPA in der Verwaltung: Was ist Robotic Process Automation?

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Technologie, die Aufgaben durch einen virtuellen Mitarbeitenden – gerne auch Assistenten genannt – übernimmt. Dieser führt ausschließlich klar definierte Prozessschritte aus, ohne eigenständige Entscheidungen zu treffen. Erledigt wird also genau das, was im Prozess vorgegeben wird.

In Tauberbischofsheim wird RPA bereits für verschiedene interne Prozesse genutzt, um die angestrebte Entlastung der Mitarbeitenden zu erreichen. So werden beispielsweise Steuer-Messbescheide wie Gewerbe- oder Grundsteuerbescheide, die uns vom Finanzamt zugehen, automatisch nach dem Scan in die zugehörige elektronische Steuerakte abgelegt und entsprechend verschlagwortet.

Ein weiteres Anwendungsbeispiel ist der Abgleich von Sterbefällen mit internen Listen: Bei einem Treffer löst das System automatisch eine Meldung an das Personalmanagement aus, um weitere Schritte wie zum Beispiel einen Nachruf zu veranlassen. Auch kleinere Prozesse werden durch RPA unterstützt, etwa die Weiterleitung interner Informationen – wie die Meldung eines Geldeingangs in der Kasse für ein bestimmtes Fachamt – oder die automatisierte Erstellung und Bereitstellung von Reports aus SAP für die Fachabteilungen.

Das Ziel ist klar: Mitarbeitende entlasten und die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung sichern. Das stellt auch Tauberbischofsheims Bürgermeisterin Anette Schmidt klar: „In der Digitalisierung geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern sie von repetitiven Aufgaben zu befreien“, so die Rathauschefin. „Tauberbischofsheim steht wie viele Kommunen vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen wachsende Anforderungen zu meistern – und RPA ist für uns einer der Schlüssel, um das zu schaffen.“

Warum Kommunen Verwaltungsprozesse automatisieren sollten

Wie lässt sich die Handlungsfähigkeit der Verwaltung langfristig sichern, wenn in den kommenden Jahren tausende Fachkräfte im öffentlichen Dienst fehlen werden? Auch Tauberbischofsheim muss sich diese Frage stellen. „Es geht um nicht weniger als die Frage, ob der öffentliche Sektor seine Kernaufgaben in Zukunft noch erfüllen kann“, schrieb bereits 2022 Volker Halsch, Staatssekretär a. D., in einer PwC-Studie zum Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor.

Durch RPA entlasten wir unsere Mitarbeitenden von repetitiven Aufgaben und schaffen so große Hebelwirkungen: Was heute automatisiert wird, wirkt über die nächsten Jahre hinweg und spart immer wieder Zeit ein. Gleichzeitig profitieren wir von weiteren Vorteilen: Fehler werden reduziert, Prozesse werden standardisiert – und damit ist auch das Wissen nachhaltig und langfristig gesichert. Automatisierung ist für uns daher kein kurzfristiges Projekt, sondern eine langfristige Investition in die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung.

RPA in Tauberbischofsheim: konkrete Vorteile

Die Automatisierung mit RPA bietet für Tauberbischofsheim mehrere zentrale Vorteile. Durch standardisierte Abläufe werden Fehler reduziert und gleichzeitig sorgt die klare Dokumentation der Prozesse dafür, dass Wissen nachhaltig in der Verwaltung verankert wird.

RPA ist dabei nicht nur ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung, sondern auch ein pragmatisches Hilfsmittel: Es kommt immer dann zum Einsatz, wenn Softwareanwendungen keine Schnittstellen vorsehen oder Verfahren noch nicht direkt miteinander kommunizieren können.

Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit. Was heute automatisiert wird, entlastet die Mitarbeitenden über Jahre hinweg. Allerdings ist uns bewusst, dass sich auch Fachanwendungen und Verfahren weiterentwickeln – RPA ist daher teilweise auch eine Übergangslösung, bis langfristigere Lösungen verfügbar sind. So unterstützt uns RPA etwa bereits heute bei der Rechnungsbearbeitung, da der Rechnungseingangs-Workflow noch nicht eingeführt ist.

RPA und KI: Ausblick für die kommunale Verwaltung

In Tauberbischofsheim werden wir RPA weiter ausbauen, wo immer es sinnvoll ist: bei repetitiven, wiederkehrenden Aufgaben, die sich für eine Automatisierung eignen. Parallel optimieren wir bestehende Abläufe und passen Prozesse an, um sie effizienter zu gestalten. Langfristig setzen wir unsere RPA-Lösung kontinuierlich ein, um die Verwaltung schrittweise zu modernisieren.

Gleichzeitig bleiben wir offen für neue Technologien. So prüfen wir etwa den Einsatz von KI-gestützten Tools, um Dokumentenprüfungen zu beschleunigen oder Datenanalysen zu automatisieren. Hier gibt es bereits vielversprechende Ansätze, die wir testen.

Fazit: Automatisierung sichert die kommunale Handlungsfähigkeit

RPA ist für Tauberbischofsheim mehr als ein Werkzeug – es ist ein wichtiger Schritt in die Zukunft der Verwaltung. Durch Automatisierung entlasten wir unsere Mitarbeitenden, sichern Wissen und bleiben handlungsfähig. Gleichzeitig bleiben wir offen für neue Technologien, um uns stetig weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Unser Appell: „Nicht verwalten, sondern gestalten: Mit RPA sichern wir die Handlungsfähigkeit von morgen.“

Dieser Artikel erschien zuerst in der Ausgabe 8/2026 des die:gemeinde-Magazins